Kurz gesagt: Als System-Administrator oder Co-Admin können Sie im Tab „Guthabenkonto“ eines Benutzers Guthaben ohne Rechnung und Steuer gutschreiben oder das gesamte aktuelle Guthaben auszahlen. Beide Buchungen finden Sie unter „Manuelle Buchungen“.
Detaillierte Anleitung
Neben der regulären Guthabenaufladung (mit Rechnung und Steuer) gibt es zwei manuelle Buchungen, die direkt auf dem Guthabenkonto des Benutzers ausgeführt werden. Sie eignen sich zum Beispiel für Beträge, die außerhalb der Plattform abgerechnet wurden, oder um ein Restguthaben an den Benutzer zurückzuzahlen.
Voraussetzungen
Sie sind als System-Administrator oder Co-Admin angemeldet.
Der Benutzer gehört zu Ihrem System.
Guthaben ohne Rechnung hinzufügen
Navigieren Sie zu Benutzer und öffnen Sie den gewünschten Benutzer.
Wechseln Sie in den Tab Guthabenkonto.
Klicken Sie unter Manuelle Buchungen auf Guthaben ohne Rechnung hinzufügen.
Geben Sie den Betrag ein (z. B. 150,00) und optional eine Beschreibung.
Bestätigen Sie mit Betrag gutschreiben.
Der Betrag wird unverändert dem Guthabenkonto gutgeschrieben. Es wird keine Rechnung erstellt und keine Steuer berechnet.
Aktuelles Guthaben auszahlen
Öffnen Sie den Benutzer und wechseln Sie in den Tab Guthabenkonto.
Klicken Sie unter Manuelle Buchungen auf Aktuelles Guthaben auszahlen.
Prüfen Sie den angezeigten Auszahlungsbetrag und geben Sie optional eine Beschreibung ein.
Aktivieren Sie bei Bedarf Auszahlungsrechnung erstellen.
Bestätigen Sie mit Auszahlung erstellen.
Es wird immer das gesamte aktuelle Guthaben ausgezahlt und das Guthabenkonto auf null gesetzt.
Weitere häufig gestellte Fragen
Was bewirkt die Option „Auszahlungsrechnung erstellen“?
Ohne diese Option wird nur das Guthabenkonto gebucht. Mit dieser Option wird zusätzlich eine Gutschrift auf dem Zahlungskonto des Benutzers angelegt und eine Auszahlungsrechnung inklusive Steuer erstellt. Die Rechnung hat den Status „offen“ und kann nach der Überweisung als bezahlt markiert werden.
Kann ich nur einen Teil des Guthabens auszahlen?
Nein. Die Auszahlung umfasst immer das gesamte aktuelle Guthaben. Für Teilbeträge nutzen Sie die reguläre Verwaltung der Kontoauszüge.
Warum ist die Schaltfläche „Aktuelles Guthaben auszahlen“ ausgegraut?
Die Auszahlung ist nur möglich, wenn das Guthaben größer als null ist. Bei einem Guthaben von null oder einem negativen Saldo ist die Schaltfläche deaktiviert.
Wo sehe ich die manuellen Buchungen?
Alle Buchungen erscheinen in den Prepaid-Kontoauszügen des Benutzers. Manuelle Gutschriften sind mit der Kategorie „manual“, Auszahlungen mit der Kategorie „payout“ gekennzeichnet. Klicken Sie dazu im Tab Guthabenkonto auf Prepaid Kontoauszüge anzeigen.
Wer kann manuelle Buchungen vornehmen?
Nur System-Administratoren und Co-Admins des jeweiligen Systems. Andere Benutzerrollen sehen den Bereich „Manuelle Buchungen“ nicht.